Plus d'information : www.emas-easy.eu

Développé à partir d'Eco-Mapping©, EMAS Easy© a essaimé dans toute l'Europe par l'entremise du cabinet de consultance belge, Eco Conseil Entreprise. Identifié par la Commission Européenne comme l'un des outils choisi pour promouvoir une meilleur conformité règlementaire des PME, EMAS Easy tend à promouvoir le fonctionnement par cluster dans le but de réduire les coûts de consultance, offrir des possibilités de mentoring et promouvoir des temps d'audit de certification et de vérification plus court. En terme de système, EMAS Easy fournit des formulaires pour les documents clés d'un système de management environnemental, offrant ainsi une couverture complète des exigences de la norme ISO14001 section 4. Ils sont simple d'utilisation, une fois consolidés, ils fournissent la trame pour un audit de certification ISO 14001 ainsi que les informations nécessaires pour remplir le rapport environnemental pour un enregistrement EMAS. L'expérience européenne montre que les petites et très petites entreprises se regroupent avec plaisir et décrochent des enregistrements ISO 14001 ou EMAS dans des proportions égales. La durée d'audit pour la plus petite d'entre elle a été réduite sans difficulé à un jour !

L'implication des petites et très petites entreprises dans la gestion et la prévention de la polution ou la conformité à la législation environnementale a frustré gouvernements, organismes de standardisation et d'autres acteurs dans le monde entier. L'organisation International de Standardisation (ISO) a commandité trois études globales au cours de la dernière décennie afin d'évaluer l'intérêt des PME pour ISO 14001, sans parvenir à des résultats concluants. La plupart des groupes représentants les PME répondent à cette interrogation en indiquant que le processus d'implémentation d'un système de management environnemental est trop coûteux et trop lourd.

Prenant en compte les deux obsctacles les plus significatifs - le coût et le manque de ressources humaines appropriées - l'auteur d'EMAS Easy, Heinz-Werner Engel, a développé un processus permettant aux PME de sensibiliser et impliquer son personnel dans les problématiques environnementales, limiter la bureaucratie à son niveau minimum, accepter l'aide des partenaires du cluster et leur en offrir en retour, obtenir une certification ISO 14001 ou un enregistrement EMAS dans un laps de temps raisonnable. Le processus EMAS Easy part du principe "10 personnes, 10 pages, 10 jours", symbolisant l'idée de cluster, le faible niveau de bureaucratie ainsi que l'implication de l'organisation toute entière dans l'implémentation du système.

Le processus EMAS Easy débute (PLAN) avec une éco-carte, présentant 7 domaines du site ou activités organisationnelles étant des sources potentielles de pollution ou de non-conformité règlementaire - zone d'implantation urbaine, problématiques liées aux émissions dans l'air, le sol, l'eau, la production de déchets la consommation d'énergie et les risques opérationnels (circonstances exceptionnelles). Pour faire une éco-carte il suffit d'une carte de l'entreprise (ou une photographie Google World) ainsi qu'une ou plusieurs plans de la surface de l'installation. Tout membre de l'équipe peut remplir ces cartes, avec une assistance minimale, identifier les problèmes pouvant occasionner des performances environnementales médiocres, leur attribuer des degrés de priorité - un problème à suivre ou étudier, un problème nécessitant une attention immédiate ou devant être résolu immédiatement. Les problèmes identifiés vont de la fréquence à laquelle des véhicules parcourent le site, l'éclairage et le bruit pouvant interférer avec les activités voisines en passant par le stockage et la disposition, ou encore les fuites de robinet, la gestion de l'eau, l'utilisation inutile d'énergie, ...

Place est également donnée dans l'éco-carte à l'identification de la législation environnementale pertinente, l'identification d'indicateurs de performance et, par conséquent, le programme environnemental avec objectifs et buts, incluant tous les besoins de formation.

En parallèle du développement de l'éco-carte, l'opinion de chaque employé sur les performances environnementales de L'organisation peut être recueillie en utilisant la "carte météo environnementale" d'EMAS Easy. Pour répondre à une série de questions sur le site ou les performances environnementales de l'organisation, l'employé utilise une série de cinq symboles indiquant un type de temps allant de "très nuageux" (performance médiocre) à "très ensoleillé" (bonne performance) afin de donner une indication spontanée résumant sa perception des performances. Les cartes météo peuvent être adaptées pour évaluer chaque domaine de performance pouvant être pris en considération.

La phase finale de la revue initiale EMAS Easy est la consolidation du formulaire des "flux de matériaux et utilisation des ressources", identifiant la consommation d'énergie et d'eau, de matières premières et autres produits nécessaires à l'élaboration du produit fini, eaux usées, glace et autres matériaux non-réutilisables.

Après achèvement de la phase éco-carte, le recueil des données nécessaires au système de management environnemental EMAS Easy peut démarrer. Cela est facilité par le transfert des informations récoltés grâce aux éco-cartes vers le FLIPO (Flux, Législation, Impacts, Pratiques,Opinion), le FLIPO permet à l'organisation d'attribuer des priorités (cf. formulaire "priority settings") pour le système de management environnemental (SME) ainsi que de déterminer des objectifs et des buts au programme environnemental.

A ce moment, les responsabilités dans la gestion des objectifs commence à évoluer et le formulaire EMAS Easy "Matrice des responsabilités" est utile pour identifier ceux qui ont une responsabilité directe dans les différents éléments du SME, déterminer les possibilités de déléguer certaines responsabilités ou de savoir qui doit être mis au courant de certaines actions, sans avoir une responsabilité directe dans leur accomplissement. Il est probable, si ce n'a pas été fait auparavant, que la politique environnementale de l'organisation soit publiée lors cette étape.

Le manuel environnemental est largement modélisé dans la brochure EMAS Easy, comprenant les déclarations conformes aux exigences identifiées dans la section 4 d'ISO 14001:2002. Ces déclarations se rapportent toutes à des éléments déjà identifiés avec EMAS Easy.

A cette étape (DO), le contrôle opérationnel (ISO14001, 4.4.6) et les situations d'urgence (ISO14001, 4.4.7) doivent être communiqué aux employés. Cela peut être réalisé grâce aux "cartes d'identité" qui montre une photo de l'employé, les tâches qui lui sont assignés et ses responsabilités "Quick Check". Le Quick Check est l'outil de contrôle interne et d'évaluation régulier. En plus d'identifier les contrôles opérationnels pertinents, il fournit des informations sur les objectifs ou paramètres des performances dans le cadre desquels le travail de l'employé est supposé s'inscrire. Ceci offre également une feuille de route pour le processus d'un audit interne lorsqu'il s'agit d'identifier les actions correctives ou préventives qu'il ou elle pense nécessaire dans son travail quotidien.

Un Eco Log Book est fourni avec EMAS Easy, il permet de tenir un registre des évènements significatifs dans le domaine environnemental tels que formation, courriers, instructions, rapports concernant la maintenance du SME.

Le processus d'audit interne (CHECK) est maintenu grâce au "control panel". Il identifie les indicateurs de mesure de performances et les progrès par rapport aux objectifs annuels, les indicateurs sociaux, les preuves d'audit trimestriel de certains éléments du SME ainsi que les accords passés avec les fournisseurs. il s'agit du document  qui, en association avec les éléments adéquats du Quick Check, fournit les informations nécessaires à la revue de direction - évènement au moins annuel, si possible plus souvent. Toutes les décisions de management donnant lieu à une action corrective ou préventive - la preuve de l"amélioration continue"- est enregistrée dans le "Control panel"

A cette étape, après avoir montré l'efficacité de son SME et des preuves d'un revue de direction ouvrant des possibilités d'amélioration continue, une société sera capable de terminer la dernière étape. Il s'agira de rédiger une déclaration environnementale pour vérification et publication en accord avec l'EMAS.

Le travail en cluster se fait par l'intermédiaire de consultants accrédités ayant suivi un programme de formation de consultants sous la houlette d'un membre de l'équipe de formateur d'Eco Conseil Entreprise

Le fait de considérer EMAS Easy comme un outil alternatif offrant vitesse, simplicité et rigueur tout en diminuant les coûts pour les audits de certification est devenu de plus en plus irréfutable notamment en la comparant à la norme ISO - ISO 14005- offrant des conseils moins efficace lors de la phase de mise en place du SME conforme à ISO14000 et risquant de rendre probablement obsolète BS 8555 en 12-18 mois.